抓住投标前需求会议重点

甲方如果需要通过招标的方式寻找符合甲方要求的乙方完成计划的情况,一般的流程是将自己的需求写入到一份文档中,然后发送给多个乙方。然后制定一个时间统一开一个会议就文档中不明确的点进行明确。最后乙方在甲方规定时间内,提供标书。

今天就来讲讲甲方针对多个乙方开的这个会议,即投标前的需求会议,需要注意的几点。

《一》出资人是谁?

项目管理上来第一重要的是认清干系人,在这个会议中,需要确认甲方团队的相关干系人。比如:甲方的出资人是谁?甲方的联络人是谁?甲方的需求由谁来确定?

以上三个人对于整个项目有着举足轻重的左右,出资人是项目的血液,联络人是沟通必不可缺的一环,需求人员则对于项目实际内容有长久影响。

除此之外,还需要了解出资人在甲方公司是什么职务,是否具有足够的话语权。这相当于给自己的项目上一道保险。如果话语权不高,那是否接这个项目就需要考量了,以免项目做到一半被取消或者是由于话语权不高,而产生的经费拖欠等问题。

《二》需求背后的需求是什么?

一般情况,项目的需求都会罗列在甲方提供需求文档中,但是此时需要考虑到甲方属于终极用户,往往甲方提供的需求并不是需求本身,而是站在甲方立场上的解决方案。

这个在以往的需求文档中是非常常见的。而且甲方人员是出于本能的提供了解决方案。并且自己还蒙在鼓里。

这就要求引起警觉了,任何项目都是基于原始需求而设立的。既然项目不是纯粹的实施团队,就需要从最最原始的需求出发,加以设计并且提供解决方案。并且基于解决方案实施。

如果从一开始就是基于别人的解决方案设计,况且这类解决方案也许还是出自一个外行人只手,专业性难以保障不说,项目最终目标从一开始就出现跑偏的可能性也是很大的。

为了避免此类现象的发生,就需要通过提问的方式让甲方加以澄清。找到需求背后的需求。例如:

甲方:需求文档中说需要在20平方的客厅增加5种类型的灯。

此时就可以以提问的方式询问甲方,

乙方:请问为什么需要在如此小的区域放置那么多的灯?

甲方:因为客厅没有窗户,光线不好。

于是你至少甲方的需求是客厅希望能够亮堂一些。

于是你在做计划的时候可以设计成将部分的门做成透光的等等。

《三》甲方的项目进度是什么样的?

一般情况,甲方有自己的项目计划,对于给到乙方的项目也有这自己的预计时间,在此不妨直接问清楚甲方的里程碑。

如此的好处在于:

1. 方便乙方按照甲方的项目时间确认相关人力资源,从一开始就将项目时间对项目的影响考虑进去。

2. 提早打好预防针。正如我们不能保证每一个客户对于项目都有客观清醒的认识,如果甲方的项目计划太过紧凑,不符合客观规律时,早知道,早对症下药,或者在一开始就维护好甲方的心理预期,打好预防针。不仅仅是增加中标可能,更是能体现乙方的专业性。

《四》额外的需求

找到了甲方的原始需求之后,可能作为乙方会有100种解决方案,这些解决方案并没有孰优孰劣的区分。此时不能随心所遇的选择一种,此时就要从甲方的喜好入手,投其所好以增加中标率了。

如果在需求会议的同时,能够对甲方相关干系人的喜好,尤其是主要干系人的喜好加以认识,将会大大提高中标可能。例如,甲方喜欢现代感的装修风格,亦或者是甲方喜欢高科技的东西等等。

此外还有一些软性指标,或者是隐性指标需要加以明确。例如:最终甲方是更看重项目交付时间是否和自己的项目时间相吻合还是看重项目最终效果?如果是软件项目,甲方对于项目数据的保护是否有一定要求,是否需要需要加密数据库等等。

任何额外的指标对于今后项目都是一项支出,站在甲方的立场上会觉得这些是理所当然的,而乙方则完全不是这样想的。如果在项目初期就明确这些问题,对于项目范围,成本估算都是有百利而无一害的事。

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