如何有效率的制作 PPT

在大学或职场中,PPT已经成为我们不可或缺的重要伙伴,甚至PPT的精致程度决定了我们工资的高低,企业的生死。所以,如何制作出一份高质量的 PPT 成为了我们必须去攻克的问题。在本篇博客中,我们将在知乎,微博,豆瓣,果壳上的 PPT 制作经验做了汇总,并融合了一些 Worktile 的方式在里面,希望帮助各位看官在今后 PPT 之路上有些启发哈。

逻辑为王

关于 PPT 的制作方式在知乎上是个异常火爆的话题(PPT果然是个要人命的存在)从各位大神的讨论中我们可以得到一个这样的结论,精致的PPT是需要强大的逻辑能力作为支撑,说的直白点,PPT 的最终落脚点不是特效的炫丽,不是文字的优雅,而是观看的人是否看懂了我们需要传达的内容,而支撑着庞杂内容输出的便是强大的逻辑能力。

在开始走上 PPT 的深渊之前,需要先确定好以下几个问题:

明确你的报告对象,明确你的对象希望从你的报告中听到什么,明确你做ppt的目的。根据受众,定下基调。确定时间,多少张幻灯片,多长时间。每张呈现的信息量有多少?确定思路流程,不需要太详细,但需要有如导演附身,知道自己要讲一个怎样的故事以及讲故事的方式。对“电影情节”有个简单设置比如:提出问题—问题的现状—解读问题—如何解决—对未来的畅想。退出一切社交网络(应该放第一条的),此时需要气运丹田,将真气全部汇集到 PPT 上

脑洞大开,信息爆炸
找到以上问题的答案就代表着我们被大量的信息流包围着,如何将这些碎片化的信息井井有条的展现是又一个我们要攻坚的领地。


上图是我在知乎上剽窃 @陈雨桐 大神的,先谢过哈。
他总结到:

利用便签的好处在于:

可以快捷、方便地统揽全局,对各页之间的样式和结构有直观、统一的认知,更重要的,可以不断变换摆放顺序,以调整PPT的逻辑结构。

书写和摆放的过程也是梳理逻辑的过程:你能想到的几乎所有宏观的问题,都会清晰地反映在这些便签纸所呈现的缩略图上。调整好后,开始做PPT,直接上模版(指内容的样式,非特指PPT母板),内容严格按照逻辑框架填充,可以起到事半功倍的效果。

但在这里 Worktile 需要矫情下,便签是很方便,但当内容过多时,写标签、贴标签、诺标签已经不只是脑力劳动,更是个体力活。我们完全可以把这些动作搬到线上,Yep,It’s time to touch Worktile


感受到了吗?有木有一种将便签搬到屏幕上的即视感?在每一个任务卡片中,你还可以利用检查项为每一页PPT做一个简要的 Key Tips


更酷炫的是。。。


挪动拖拽动作完全捕捉到!在 PPT 逻辑梳理过程中,Worktile 可以很好的充当虚拟便签以及白板的角色,我们相信各位合理的使用工具可以更加有效率,并有质量的完成任务!

PPT!It’s a teamwork thing

在很多的场景下,特别是动辄上百页的 PPT 是需要团队的力量来搞定的,大家各司其职,完成自己最擅长的模块。但一旦进行拆分,PPT 连贯性将会受到影响,而我们将其影响因素归结为如下两点:

过于专注于自己的模块,忽略整体逻辑协作沟通较少,导致各个分支信息不对称

如何将孤立的点有效率的链接到一起,形成信息共享是解决问题的 key Point,而在解决信息共享的问题上 Worktile 有先天的优势!


Yep,我们可以清楚的了解到其他队友的大纲,进程,如有问题可随时进行沟通。而不再是大家在一个相对闭塞的环境下闭门造车,各自不明其他队友的逻辑以及顺序最后导致悲剧发生!

设计与演说

将制一份逻辑严谨的 PPT 完美诠释出来是我们最终要战胜的强敌,不止优雅的设计更需要在演讲过程中节奏的把控,这需要常年的积累与沉淀,好吧,我承认,这次真的不关 Worktile 的事情了,但一直以贴心闻名的 Worktile 特别准备了一项提供 PPT 好素材的公开项目《How to become a PPT killer》希望可以给大家以启发哈!

Get your POWER,hit the POINT

借用PPT界的一句名言作为结束语啦。能将我们希望表达的内容简单直接传达给听众就是一份完美的PPT!
(PS:下线一切社交网络才是第一生产力呀各位亲们….)

由一堆问题引开来

Hi,Worktile那么神气,有些事情你是怎么做的?

如何将团队消息用大喇叭告诉所有成员?其实,就是如何在Worktile发布团队公告呀?
我想组织一次全员的活动,用任务无法设定起止时间呀?
经常开会或者聚会,需要地点支持,你能么?
其实这些团队经常发生的痛点,Worktile早想到,也做到了,这就是本文要介绍的主角:日程。

何时日程?

日程,也叫议事日程,把事情放在日历上,就是一个日程了。现在,大家都已经非常熟悉使用各种日历和日程,各种手机日历,Outlook Calendar、Google Calendar都是日程在不同系统的应用。在Worktile,区别于其他日历系统,Worktile日程是为团队而打造的,你可以在Worktile日程实现:

事件提醒。添加一个日程,提醒团队和自己。
会议。安排会议,支持循环,这样每周例会简直爽爆了。
约会。某个商务谈判,某次业务会面,都是一个起止时间的日程。
里程碑。重大事件,为团队指明一个又一个的阶段性节点。
公告。是的,日程可以完美代替公告,向团队所有成员发布消息和通知。
纪念日。生日、公司纪念日、重大节日,每个纪念日都有日程驱动。
活动组织。不多说了,见这里用户故事:Worktile助力36氪广州开放日,日程能方便活动的时间、地点和参与者在同一个维度组织。
日程不是打酱油的
Worktile日程的自我介绍

下面创建了一个最常见的日程:每周例会。

新建日程
日程包含的要素主要包括:

日程名称
所属的项目
起止时间
地点(备注,易成会议室名字叫魂斗罗,^_^)
参与人
下面是关于Worktile日程的几个相关概念,值得了解。

首页的今日日程

你知道,日程是有起止时间的,对于今天要发生的日程,如果你作为参与人,那么Worktile工作台将其显示在今日日程中。在进入Worktile首页的右侧就会看到,方便你对一天的日程安排有清晰的了解。

今日日程
项目日历和全局日历

在Worktile,每个日程都必然归属于某个项目,所以该日程既可以从项目日历中查看,也可以从你全局日历中查看。主要的差别如下:

项目日历中,同时显示了日程和任务;而全局日历需要切换才能看到日程和任务。
项目日历中,仅仅显示本项目的日程;而全局日历默认显示你所参与的所有项目的日程,可以通过右侧项目来过滤显示,也可以过滤只有你参加的日程。
无论项目日历还是全局日历,都可以通过月视图和周视图来切换日程。
扒一扒日程和任务的区别?

日程和任务,本身在Worktile的定位是非常清晰而明确的,作为以任务驱动为核心理念的协同产品,任务在Worktile扮演了至高无上的地位,一切其他元素都是围绕任务而展开的,也包括日程。从定位来看,二者的主要差别体现在:

任务主要定位在对一件事情的执行,有明确的执行者、截止日期、检查项、标签,所以任务的目的是让执行者去做某见事情;而日程并没有以上要素,日程则更加强调时间因素和参与者,体现为提醒而非执行。
任务的时间要素并非必选项,例如截止日期;而日程的时间是必选项。
任务不支持循环;而日程将来会支持循环日程,方便定义类似于周例会这样的循环发生事件。
如何用日程实现公告?

回到本文开始的问题,Worktile那么神奇,如何在Worktile发布团队公告呀?答案就是:日程。我们分步骤来看,一个团队公告是如何通过日程来发布的?

建立一个所有团队成员都在的项目,通常是公司日常管理项目,例如下图中的【办公室】项目,就是我们所有成员都参与的项目。
创建一个日程,例如公司五一假期安排通知,将所有成员加到参与者列表。
新建公告日程
创建日程之后,打开日程编辑,在描述内容中添加公告的详情和说明。
公告说明
日程一经创建,所有的成员都会收到日程消息,每个人都会在日历中看到这条日程,并且通过评论参与讨论。既能通过日程传达公告消息,还可通过评论参与讨论,这是多么高大上的公告机制呀。
在今日日程,所有成员都可以直观的看到新发布的日程。

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