我的GTD(Getting Things Done)方法论

GTD,是英文Getting Things Done的缩写,是一种行为管理的方法,也是David Allen写的一本书的书名。

GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。

——维基百科

因为大家时间都有限,仅以最少的文字、最短的篇幅,来讲讲我在GTD工具选择上的坎坷经历,以此给一些在这条路上摸索的兄弟/姐妹们一些有用的建议。
先说明我的立场:没有100%完美的工具,在工具选择上学会接受不完美,否则苦恼的是你自己——GTD工具是双刃剑,最关键的是要根据自身情况,懂得平衡利弊。这几款软件均是如此,都可以去尝试。
1.这几个软件,我使用时间上都很长,Clear和Fantastical没必要去说了,这两个充其量是辅助软件。一个是清单,一个是将日历和提醒集成到一起。
2.Doit.Im是最开始接触,国人开发。功能模块不错,挺人性化。问题在于:1.软件不稳定,出现过丢失数据;2.商店应用更新太慢。不知道是否因为钱的缘故。
3.Toodledo使用最长,但手机客户端基本不用它(太丑),而是用Todo(支持toodledo同步),付费用户。WIN下PC上使用还是非常舒服的。但是Appigo转变模式,使用自家的云同步;最新版的Todo客户端不支持Toodledo同步了。在这Toodledo网页端的界面虽然有更新,但是还是相对丑陋了点。
4.Remember the milk,也是付费用户,价格不便宜,一年。改版后,增加好多功能,但太花了,不喜欢,反不如之前简洁。但是全快捷键来操作的体验还是很舒服的。
5.Things 关键是要懂得area、project、action这三者之间的逻辑关系即可,如下图。MAC下体验很不错。今年云同步功能完美。但WIN下就啥都做不了了。

不得不说经历了几年程序员的生涯之后,能让自己最高兴的事就是不用不停地中断去处理程序的bug,或者没有各种杂事缠身,能专注地去做自己觉得有意义的事。但现实的情况是,各种bug和杂事是永远存在也永远处理不完的。

最要命的是最近工作的事情越来越多,很容易让人变得焦虑不知该从何下手。好不容易忙完了一件事,可能又会忘了其他一些重要的事,从而陷入无限焦头烂额的窘迫情况的循环。这时候我觉得需要迫切地去学习GTD相关的一些东西了。

让我们从什么时间管理开始。什么是时间管理呢?嗯,时间管理就是管理时间。可是,时间怎么能够管理呢?

其实我们管理地并不是时间,而是我们做的事。我们将事情分配到合适的时间段中,在有限的精力中完成它们,得到更多的产出就是时间管理。

时间管理有很多种方法和系统,而Getting Things Done(GTD)就是其中一套行之有效,也是现在最受欢迎的系统。GTD通过帮助你更好的跟踪和管理你的思绪、需要做的和想做的事,从而使你能在合适的情境中静下心,集中精神完成最重要的任务。

GTD不是一蹴而就的。GTD是一套持续的系统,需要不断地实践才能让你更好的掌握,从而成为你信任的系统。

“把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现就做好相关行动的一系列决定,而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动。保持你的系统更新和完整,及时进行回顾,使你在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。”

GTD原则

本文介绍了GTD系统由五条核心原则组成:收集、处理、管理、执行、回顾。

Getting Things Done中文版下载:《尽管去做——无压工作的艺术》

《Getting Things Done》经过重新编排校对后的的中文翻译版下载版。

当你读完原书以后,绝对会迫不及待地开始构造和实践你自己的系统了,下面这两篇文章将帮你避免一些错误:

人生规划和GTD——“知”、“得”与“合”

人生是一个不断认清自我,一个提升自我的过程,即:一个不断修炼的过程。借用徐公子胜治的话:知来处去处,得来处去处,合来处去处。为修。

纠结的GTD之路——一个GTD初学者的心路历程

不知道是否所有GTD初学者都会像我一样,一开始会不断寻找GTD工具,对于网上各种GTD软件,像什么Thinking Rock,mGSD,各种在线GTD工具,什么RTM,todlodo,Doit.im,以及GTD笔记本之类的工具很神往,同时也很迷惑。到底什么才是适合自己的工具?

当然,你还是希望有些GTD工具可以更快开始吧:

Moleskine的GTD应用
给自己自制一个GTD笔记本
ThinkingRock:最好的GTD软件
Doit.im简单介绍和使用感受
优秀的在线GTD系统:Remember the Milk
漂亮简单的纸质管理工具:Hipster PDA
iPhone+Mac+Omnifocus实践GTD和ZTD的几点心得
当你开始实践GTD后,渐渐地发现其实你要不断地调整、精简你的系统从而更好的适应你自己的状况。

简单做(ZTD)的十个好习惯总结

ZTD(简易做)致力于解决在实施GTD的过程中遇到的问题。GTD 并没有本质上的缺陷因而并不需要本质上的调整。然而人人都有自己的独特之处,ZTD希望为不同个性的人们定做出适合他们的方案。

坚持不断地实践GTD的过程中,坚持不下去了怎么办?

学会自律

自律是指我们要有意义地控制自己,有原则地对待事物,能够主动掌握自己的心理和行为。

不奋发,则心日颓靡;不检束,则心日恣肆 —— 北宋·朱熹

一两个月以后,你对GTD的掌握怎样了?查查下面这个列表。

一百步掌握GTD

帮助你检查自己的GTD进程,或者用来制定自己学习GTD的计划。长长的列表看起来也相当恐怖,只是希望大家确实意识到进入GTD并不是件很容易的事,很容易半途而废;知道这些进程后,你应该能更有心理准备。

我对GTD的理解

虽然我有许多听起来很伟大的追求,但最基本的追求是能够从容不迫地度过每一天,从容不迫地过完这一生,哪怕那些伟大的追求实现不了,我也是已经谢天谢地了。(这是心好累的表现吗?)

网上对于实现GTD的方法有很多,而且每个人都有每个人的方法,而且使用GTD的目的也各自不一样。对于我来说,GTD最大的意义在于很好地做到我上面所说的「从容不迫」四个字,同时消灭拖延症、消灭不能持续坚持做一件事,从而提高生活质量。

我觉得实现GTD最好的方式还是时间四象限法,无非是把要做的事分成「重要不紧急」、「紧急不重要」、「紧急且重要」、「不重要不紧急」四种,然后对这四种事务采取不同的处理措施。对于这四种事务该怎么去理解,知乎上《为什么时间管理上讲优先做的事情是最重要但不紧急的事情?》的回答,已经说的很清楚,上面的每一个回答都有各自可取的地方。但事务的优先顺序,理论上(也是网上普遍接受的)是优先把重要不紧急的事情先做。
在知乎上也有这么一个回答(下图),认为紧急且重要的事还是需要优先做,因为有些不优先做就有可能酿成灾难。


所以我对时间四象限法的各个事务定义作了一些修改,把「紧急且重要」和「紧急不重要」合并为一个「近期必处理」,把「重要不紧急」改为「重要日常」。所谓「近期」指从现在开始到未来的两三天,所谓「处理」指预先定下解决方案(可能自己做,可能委派给别人,可能选择忽略),所谓「重要日常」指长期坚持每天必做的,这些事情对于某一个天并不非常迫切,而在一个月或更长的时间段时是非常重要的事,例如锻炼身体,一两天看不出效果,但是坚持一年会有质的变化。

我使用的GTD工具

接下来该根据以上理论来指导实践了。
我是通过Worktile来进行事务管理。建立三个列表,每天把「近期必处理」和「重要日常」过一遍,偶尔有时间关注一下「不重要不紧急」的事(当然对于处理日常事务并达到专注高效的目的使用番茄法也是挺不错的,而且两者也可以结合起来使用)。


除了以上3个主要的TODO列表之外,我还添加了「done」和「目标」两个列表,把完成了的任务放到「done」中,每周进行回顾、总结与归档。「目标」里面定了短期、中期、长期和终极四种目标,作为3个主要TODO列表的参照。如果有新任务加到TODO里面时,能为目标服务的任务的就放到「近期必处理」或「重要日常」中,否则放到「不重要不紧急」中。


Worktile本是团队协作工具,因为现在的公司用的就是Worktile,接触之后就觉得挺不错,除了团队协作还有其他一些妙用,和其他一些专注项目团队协作工具相比,Worktile更具有范性。例如,我打算将来能够能和家里人一起在上面管理一些事务,如,里面放一些日用品购买清单、近期家庭活动的组织与讨论等,把团队协作的理念用到生活中,达到生命的大和谐。

TODO提醒我用Google日历,我会在每天固定的某个时间花半个小时用于GTD,其中包括Google日历的日程安排。日历的使用方式也是很简单,先在web端根据Worktile里的TODO来分配第二天的时间。然后手机端设置提前10分钟提醒,一旦手机收到了提醒,就准备开始任务,如果任务没完成,手机上的提醒就不消除,逐渐发现这种方法解决了拖延症的问题。


Google日历同时也可以作为时间消费表,每一分每一秒是怎么过的都可以在日历看到,当然,这些时间是一秒秒地消耗还是一秒秒地积累,就看谁能和你一起创造美好的回忆而已。

 

总结

对于想要更好管理自己的事务和时间的人来说,学习并使用GTD是一种非常有效的方式,以上我所用到的GTD方法虽然不一定适用于每个人,但也可作为一个参考。而也如上我所说的,之所以选择GTD还是因为工作和生活的事情越来越多和繁杂,所以走上GTD的道路。当然对于那些本来生活就从容不迫悠然自得的人,GTD就显得没多大必要了。

原文地址:闲逛

PS:如果各位蜗牛亲们也想分享你们在时间管理,效率提升方面的心得,请可直接Email给以下地址:wow@worktile.com

 

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