10个让你工作效率提升的方法和应用

为了提高工作效率,曾经开车时看简讯吗?停红绿灯还在查收电子邮件吗?如果是这样,你真得好好思索在新的一年彻底改掉这些坏习惯了。其实,一些有效率的工作方法是可以慢慢养成,还能真正做到事半功倍的效果,所以不要再让以上危险的坏习惯成为提高工作效率的借口。

工作时专专,不分心,可以提高生产力与效率,这是不争的事实。一位美国企业家西蒙斯(Michael Simmons)12月19日在“企业家”(企业家)杂志发文提到,有10个秘诀可以马上提升你的工作效率。让我们一起来看看这10个方法吧。
将一天分割成许多的15分钟
每天要处理的杂事很多,我们常被这些琐事搞得心情很差,让工作无法专一。西蒙斯说,当一个时段只做一件事时,工作效率会变得很好。(的Fotolia)
每天要处理的杂事很多,我们常被这些琐事搞得心情很差,让工作无法专一。西蒙斯说,当一个时段只做一件事时,工作效率会变得很好。(的Fotolia)

每天要处理的杂事很多,我们常被这些琐事搞得心情很差,让工作无法专一。西蒙斯说,当一个时段只做一件事时,工作效率会变得很好。
研究发现,工作无法专注会降低40%的工作效率。一些研究也提到,人能专心的时间并不长,约15-25分钟。因此,如果将工作时间切割成以15分钟(或25分钟)为单位,在这段期间内不受到其他事情干扰,专心完成一件任务,做完再休息,这样工作效率就能提高。

【方法】一周的开始先做好工作计画,并清楚了解自己本周将完成的任务是什么。然后,将每个任务分到以15分钟为单位的时间段,设定务实,可执行的完成期限,但是不能刻意浪费时间。

【辅助应用】TimeDoctor是一款协助用户做好时间管理的应用程序,它可以精确追踪每人每天工作中的每个任务,并协助管理个人工作以提高生产力。
TimeDoctor是一款协助用户做好时间管理的应用程序,它可以精确追踪每人每天工作中的每个任务,并协助管理个人工作以提高生产力。(凌妃/大纪元)
TimeDoctor是一款协助用户做好时间管理的应用程序,它可以精确追踪每人每天工作中的每个任务,并协助管理个人工作以提高生产力。(凌妃/大纪元)

真诚的态度,千万不要浮夸不实
当时间快到任务还没完成时,不能给自己任何借口拖延或是感到压力,此刻心要定,迅速回顾整件事,想想看可以如何改进,争取最后成功完成的机会。(的Fotolia)
当时间快到任务还没完成时,不能给自己任何借口拖延或是感到压力,此刻心要定,迅速回顾整件事,想想看可以如何改进,争取最后成功完成的机会。(的Fotolia)

一项最新的研究显示,重承诺的人是受到尊重的。西蒙斯表示,依他的个人经验,诚信地完成有质量的工作有助于和团队间建立深厚,信任的关系,同时还能减轻个人的心理压力。研究也表明,能掌控个人工作进度与行程者,其心理疲劳也相对减少。
【方法】西蒙斯的做法是:1)多25%的时间给预计完成任务; 2)因为很多工作需要协同完成,所以要有可能会延迟的心理准备; 3)为了将事情做成,很可能需要参与所有与协作相关的任务; 4)相信直觉:如果认为自己管太多时,试试放手一下。

当时间快到任务还没完成时,不能给自己任何借口拖延或是感到压力,此刻心要定,迅速回顾整件事,想想看可以如何改进,争取最后成功完成的机会。

【辅助应用】iDoneThis每天会自动发送邮件,团队里每个人的工作任务和进度都一目了然。用户能自行发布已完成的内容,团队成员可以跟评,有助于做好后续的工作。
待办事项清单(To-Do Lists)摆一边,行程表才是工作效率提升的王道
先将代办事项优先顺序化,然后给予合适的时间完成这些任务,最后,将这些工作一一摆入一天的工作行程里。(的Fotolia)
先将代办事项优先顺序化,然后给予合适的时间完成这些任务,最后,将这些工作一一摆入一天的工作行程里。(的Fotolia)

西蒙斯计画一天工作之始起于截止期限(下午5:30),怎么说呢?他先将代办事项优先顺序化,然后给予合适的时间完成这些任务,最后,将这些工作一一摆入一天的工作行程里。
工作时,只要和工作没有直接相关的琐事,西蒙斯就不予理会,甚至也不会接毫无关联的电话,就是全心专注在工作上。他的经验说明,这样他能做出很多具生产力的决策。

时间表会强迫你面对「还有多少时间」以及「你已完成多少事」的现实特定时段完成特定任务,让你不再有耽搁延误的借口;特定时段里,你不会犹豫不决,而是必须在规定的时间内完成任务,因为你已经做出了决定。
4.设定明确的目标并不停地提醒团队
研究发现,哪怕只是细微的目标提醒,都能让员工做出为达到目标的决定的努力。(的Fotolia)
研究发现,哪怕只是细微的目标提醒,都能让员工做出为达到目标的决定的努力。(的Fotolia)

研究发现,哪怕只细微的目标提醒,都能让员工做出为达达目标的决定的努力。西蒙斯提到,白宫椭圆形办公室(椭圆形办公室)以及丽思卡尔顿酒店(Ritz Carlton)每天的会议中都会向他们的团队谈论到工作目标。
设定总目标,并将总目标向下分为5个可季度实现的次目标。西蒙斯会将这5个小目标写在索引卡(索引卡)上,一张随身携带,另一张贴在电脑前面当他发现工作分心时,他会再度检视他的季度目标卡,并反问自己:是否目前做的事与目标达成有关?

如果没有直接相关,他仍会继续做。西蒙斯还会在每周的例会上,对他的团队重申这些目标,让大家知道他们是否在对的方向前行,或是需要哪些改变以达到目标。

随着时间随地在Android手机,平板电脑和Android穿戴装置上,透过Chrome和网络查看,更新并存取记事。
让便条贴提醒你
西蒙斯会将这些必须优先处理的事写在便条贴上,并将它们贴在电脑萤幕的左上方。他说,除非这件事做完,否则就不会上床睡觉。(的Fotolia)
西蒙斯会将这些必须优先处理的事写在便条贴上,并将它们贴在电脑萤幕的左上方。他说,除非这件事做完,否则就不会上床睡觉。(的Fotolia)

西蒙斯每晚都会计画隔日必须执行的最重要5件事,他界定须优先处理重要事的原则是:紧急与否以及投资报酬率(投资回报率)。
西蒙斯会将这些必须优先处理的事写在便条贴上,并将它们贴在电脑萤幕的左上方。他说,除非这件事做完,否则就不会上床睡觉。

西蒙斯习惯在早上处理优先事情,有时候即使没有播放音乐,他也会戴上耳机,因为这样做其他人就不会打断他工作。

有研究表示,环境对决策过程起到巨大的作用。而这些贴在电脑前的便条贴,就创造了让西蒙斯在工作时能保持专注的环境。
要有人监督和提醒你的工作进度
当你必须完成一项任务时,却心神懒散没有动机去做,怎么办呢?这时你的助理或是主管就必须担负起提醒或监督你的责任。(的Fotolia)
当你必须完成一项任务时,却心神懒散没有动机去做,怎么办呢?这时你的助理或是主管就必须担负起提醒或监督你的责任。(的Fotolia)

当你必须完成一项任务时,却心神懒散没有动机去做,怎么办呢?这时你的助理或是主管就必须担负起提醒或监督你的责任。如果你是主管,必须每周和你的助理开会,确认你已经完成了多少任务,助理必须随时跟踪主管完成任务的进度。主管在特定时间内完成特定任务也必须让助理知道。
如果你是员工,那主管定期检视你的工作进度更是应该的。同事正面的压力将使工作更有效率。
不需要随时盯着电子邮件
西蒙斯发现,90%的电子邮件都是垃圾邮件,或者有些公司信件也多是副本收件,不是特别紧急,只要上班时间回覆即可,所以没有必要随时紧靠着电子邮件。(Nicholas KAMM / AFP)
西蒙斯发现,90%的电子邮件都是垃圾邮件,或者有些公司信件也多是副本收件,不是特别紧急,只要上班时间回覆即可,所以没有必要随时紧靠着电子邮件。(Nicholas KAMM / AFP)

西蒙斯发现,90%的电子邮件都是垃圾邮件,或者有些公司信件也多是副本收件,不是特别紧急,只要上班时间回覆即可,所以没有必要随时紧盯着电子邮件。他通常一天只收查3次电子邮件:上午,下午和晚上,但真正回信是晚上时间,上午和下午只是确认电子邮件中是否有紧急事件需要处理,并删除一些垃圾邮件西蒙斯白天时间会与团队在一起。
西蒙斯说,他这样做之后,工作更有效率。白天他就尽量专注于处理高附加价值的事美国加州大学的一项研究也发现,那些不常检查电子邮件的人工作更有效率,而心理上的压力也比较轻。
确认你的时间是花在企业成长上
西蒙斯说,他希望有超过50%的时间是花在绿色编码的事务上,也就是企业成长。(的Fotolia)
西蒙斯说,他希望有超过50%的时间是花在绿色编码的事务上,也就是企业成长。(的Fotolia)

西蒙斯使用Google Doc软件以及颜色编码系统,协助他清楚了解哪段时间做了哪些事,例如:他用红色代表例行工作事务;绿色代表与企业成长相关的策略。他每周的目标就是让绿色的编码多于红色的编码西蒙斯。说,他希望有超过50%的时间是花在绿色编码的事务上。
【辅助应用】Google文件(Google Doc)是一笔线上文书处理软件,透过它用户能够线上建立和编辑文件,并与其它用户即时协作。
先处理简单重要的事,再做困难重要的事
每天要处理的杂事很多,我们常被这些琐事搞得心情很差,让工作无法专一。西蒙斯说,当一个时段只做一件事时,工作效率会变得很好。 (凌妃/大纪元)
每天要处理的杂事很多,我们常被这些琐事搞得心情很差,让工作无法专一。西蒙斯说,当一个时段只做一件事时,工作效率会变得很好。 (凌妃/大纪元)

西蒙斯总是在一天的开始先处理简单重要的事,因为它们可以快速被解决。困难重要的事需多花点时间思考与运筹帷幄,所以就摆在简单重要的事之后处理。有时候在处理完一件容易的事情之后,再回过头看看困难重要的事时,会有多一点想法。
通常西蒙斯会将容易和重要的任务先完成,然后再处理困难度大且重要的事情。

斯坦福大学社会学家福格(BJ Fogg)的研究显示,通过小任务的完成,能大大提升一个人继续做下去的动机。其他的研究也表明,小小的胜利将点燃快乐,参与感和创造力。
以日记开启一天
西蒙斯每天早上的工作是从写日记开始。他每天写下一页关于他的更大目标,一天的目标以及对目标的感受。(的Fotolia)
西蒙斯每天早上的工作是从写日记开始。他每天写下一页关于他的更大目标,一天的目标以及对目标的感受。(的Fotolia)

西蒙斯每天早上的工作是从写日记开始。他每天写下一页关于他的更大目标,一天的目标以及对目标的感受。
有时候他会写下如何实现这些目标的方法;。有时候会写下达成目标的信心水平基本上,他会为自己打气有时候他也会找出任何阻挠完成目标的绊脚石但是,他不会在日记上写流水帐,而是以一种纯粹的思维模式体现。假如灵机一动突然有新点子出现,他也会把它记下。

写日记是一个将心灵沉淀纯净的过程,可以让你更专注,每天都过着完美的一天。一篇学术论文显示,多数人无法达到目标是因为他们无法控制自己的情绪,但是通过另一种情境来反思我们已经做的事,却可大幅度增加目标达成率。

GTD

我们生活在一个信息爆炸的时代——一个人通过电脑、手机和平板1个小时所接受处理的信息量可能是10年前的一天甚至一个礼拜才能接受到。而这种庞大的信息量在促进人类大脑开发的同时(许多科学研究可以证实人类的大脑相比过去几十年乃至几个世纪都要聪明得多)也带来了一些必然的负担:需要处理的事务不断增长但人本身的生理结构决定了人是不可能将注意力分散从而同时进行许多工作的处理的,并且信息量增加与之相伴的就是无用信息的膨胀;这会在很大程度上影响我们的思考能力并压迫那些我们真正应该去做的事的处理余力。

而GTD的价值便在于它是一种让你在任何必要的时候都能达到高效和放松的境界,在该系统提出(2001年该系列首本书首次出版)至今,来自全世界的使用人群都身体力行的践行着并证明该方法的高效性和价值,换句话说,你无需怀疑该方法的有效性,只要照做即可。

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