找到拖延琐事的四个有效节奏

你有没有发生过下面这些情况。早上,我打定主意今天到公司后要好好认真在进度有点落后的项目上,但是一到公司打开信箱,发现又多了几件主管或同事交代的临时任务,我当下心急,一一处理完成后,却发现已经中午过后,一天的精力差不多被这些今天才追加的琐事耗尽,也没有力气再去推进真正重要的项目,这是「项目管理方法」里的大忌。

无意义的拖延,无非就是在“该做某件事时”选择了逃避,这样一种习惯。其实,不需要很强的意志力就可以改写习惯
不妨想象习惯由4部分构成:引子、应对模式、奖励和信念。
1.引子可以是很简单的事物,比如看见行程表里的某一条,脑袋反应:“现在该做这项工作了。”或者看见朋友发来的短信,脑袋反应:“现在该结束工作了”。
2.习惯的关键在于由“引子”触发的“应对模式”,它可以是有益的,无害的,或是有害的。
3.任何习惯形成都因为它存在某种形式的奖励,比如:微博被转发或评论的提示会让自己感到兴奋,人就会不停地刷微博,直到自己被搭理,明知自己正在浏览和扩散的内容并没有太大意义。寻找奖励好习惯的方法,可以有效防止拖延症。
4.习惯之所以有力量是因为你对它深信不疑,比如你相信自己永远改不了把事情拖到最后一刻去做的习惯。若要改变习惯,首先要改变你对习惯的信念,即“相信自己可以改变”。
你不需要很强的意志力来完全克服习惯,只需要改变和培养它们的一部分。需要用到意志力的地方仅仅是:改变你接触到“引子”之后的应对模式,如何改变可以参考“番茄时间法”,在集中学习或工作一小段时间(25-60min)后,给自己一点物质奖励,形成正向的反馈机制。尽量选择安静的环境,这样有助于你进入集中模式。刚开始行动的时候可能会有点痛苦,有执行力的人会告诉自己“别浪费时间,忍一会儿就好了”,然后继续专心投入,片刻之后这种暂时的痛苦就会烟消云散了。另外,在执行中,不要把注意力放在“结果”上,而是要投入过程中去。设想你的作业还有4道大题没做,一味想着“快点写出结果”只会让你更加意识到自己还没有写出结果这个事实。然而事实上没人在乎你是否写出这些题的答案,重要的是你是否在上面花了时间和心思、有没获得实质的提高。投入过程,结果才会水到渠成。

或者,当我正在认真执行项目,好不容易进入高度工作状态一个小时了,这时候忽然一个即时通,一封邮件通知,我忍不住打开来看,又忍不住回应起客户的最新需求,这样跳出个十分钟后,我发现自己回不去刚刚那个高度工作状态了,这是「培养专注习惯」中的失策。

于是,我们的每一天都因为这些突如其来的琐事而变得低效率,最重要的项目进度常常拖延,因为我没有找到一个「拖延琐事」的好方法。只有找到拖延琐事的节奏,我们才不会拖延到更重要的项目进度。

电脑玩物上的「生活骇客」系列文章已经写到第五篇,这个系列顾名思义就是我想从一些比较轻松具体的问题切入,分享如何解决这些工作与生活上低效率问题的方法,而今天要分享的生活骇客技巧,就是我自己如何找到拖延琐事的节奏,希望对大家有所帮助。
时间的节奏
我的第一个方法就是先确定自己工作时间的节奏,让自己有规律地查看「琐事通知」(包含像是邮件或即时通等会出现琐事的地方),而不是一直查看,然后其他时间维持在高度工作状态。

我有两种做法,第一种比较极端,就是当我今天的目标是要完成非常重要的项目任务时,我会要求自己这一天只有中午和傍晚才能查看邮件,才能打开即时通,这样一来我就拥有完整的早上时段,下午时段,可以进入两次好几个小时的高度工作状态。

第二种做法比较弹性,当还是需要关注客户即时需求,当今天也没有最关键进度时,我会用「番茄钟工作法」的节奏来接收琐事,每隔两个或四个番茄钟的高度工作时间后(约一个小时或两个小时),再去看一下即时通与邮件,即时回覆一些琐事讯息。

这样一来,就能保有处理琐事又拥有高度工作时间的节奏。

但还有一个重点,那就是不能当下两分钟处理完成的琐事,都应该「拖延」我之前还曾说过:「拖延的不完美,反而让效率大加倍」。
时段的节奏
什么意思呢?例如我早上10点完成了第一轮番茄钟的高度工作,暂时完成一个重要小任务,这时候我去查看邮件与即时通,接收到一些新的琐事,里面有些琐事可能要花上我15分钟到30分钟处理,这时候我要不要去做?

我的方法是通常不要,因为如果花时间去处理两件30分钟的琐事,那早上一个小时就不见了!而且经过这么久的「精神放松」(处理琐事时通常很难保持高度工作状态),很难再快速回去之前的高效率且集中的工作速度。

所以我还有另外一个节奏原则,就是看到琐事时,先全部拖延,等到傍晚或下午真正完成今日重要工作进度后,觉得差不多今天成果让自己满意了,我才开始处理这些从早上到下午所有拖延起来的琐事。

这也是时间管理中一个很知名的原则,那就是「重要但不紧急」与「重要又紧急」的事情在一天里要优先处理,而「紧急但不重要」(也就是琐事)的事情,要一天中的最后空挡才处理,除非那件事情紧急到对方需要妳马上回覆(但通常不会)。
收集的节奏
要把琐事全部拖延到下午才处理,那就进一步需要另外一种节奏:如何快速有效的收集我们的所有琐事?

想要拖延的琐事绝对不要记在脑袋里面,一来一定会忘记,二来你会因为害怕忘记而一直担心着这几件还没做的琐事,徒增压力,而且最后你一定还是会忘记一些!这样何必呢?

所以我需要一个外部的「收集篮」,他的目的是收集我今天(或这几天)所有拖延的琐事,可以让我在前面两个节奏中看到而想要拖延的琐事就全部丢进去,这样我就可以告诉大脑说:「!现在就忘记这些琐事吧不要有压力,因为他们全部放在收集篮那边」然后等到下午时段,真的要处理琐事的时间到达时,我只要打开收集篮,一件一件处理即可。

这是很有效的工作节奏,而有很多工具可以充当收集篮,最简单的就是使用你办公桌上的一个实体收集篮,一张白纸,或是一本专属的笔记本,然后遇到任何琐事插进来你的工作时,立刻把他写到收集篮中,接着忘记他,要处理时到收集篮拿取即可。

或者像我则是用Evernote做项目管理,把这样的云端笔记服务当作统一收集篮,邮件琐事转寄Evernote,想进一步研究的网页资料丢进Evernote,主管交代的任务先写进Evernote,即时通里的琐事复制贴上到Evernote,我在Evernote中甚至就有一本笔记本叫做“收集箱”,专门收集这些我还没空深思的今日琐事,这样每天傍晚我只要好整以后打开这个Evernote收集箱,一一处理这些今日收集的琐事即可。
提醒的节奏
最后,琐事的拖延有时候不是一天之内的事情,我的意思是,有些琐事可能我这几天都不想处理(没空处理),例如我正在进行一个工作上的重要项目,这一周就要截止,这几天我希望专心在这件事情上,但是临时有一个演讲邀约,需要我两个小时构想课程大纲,这时候我会怎么做呢?

首先我会把这件演讲邀约的琐事(琐事不代表不好的事,而是代表不在我目前重要目标上的事)拆成两件琐事(工作切割是最有效时间管理方法之一),第一件琐事是回信跟对方说我会构想,但需要给我一些时间;第二件琐事是我真的开始构想这个课程。

然后第一件琐事回信,我可以在当天下午的琐事处理时段处理,但跟对方说抱歉,希望对方给我一个礼拜的时间。

接着我会把无法今天处理,也无法这几天处理的第二件琐事,设定一个提醒,提醒我周末再开始思考这件临时任务,而那时候我应该已经完成​​本周重要项目目标,有时间可以处理这件稍大的琐事了。

所以一个琐事收集篮的系统最好有“提醒功能”,可以在我设定的延后时间后(一周后,一个月后)再次提醒我有这件琐事要处理,例如我使用的Evernote收集箱就有这样的笔记时间提醒功能,所以我觉得那是非常好的琐事收集系统。

如果你使用纸本的收集篮怎么办?这时候你可能就需要把延后到更久之后的琐事,放入你的数位时间提醒系统中,例如你的各种待办清单或行事历工具里,或者是像Google Inbox邮件系统本身也是充满了拖延琐事的最佳精神。
小结:
本文启发于好友张永锡的新书:「早上最重要的3件事」,我也担任此书的责任编辑,里面是我最喜爱的时间管理主题,所以在企划与进行本书时,也有许多启发,后续我会在电脑玩物与喜爱时间管理的朋友继续深入分享。

最后,透过上面四个拖延琐事的节奏,帮助我们专心在更重要的工作上,但是又不会漏掉也很重要但不是当下目标的琐事,而且还减轻自己被琐事打扰的压力,降低自己要一直担心琐事的压力,我觉得对我自己工作上是非常有帮助的方法,也分享给大家。