如何培养软技能

台湾的组织型态其实很有意思。虽然以专案为主的公司所占比例其实满高,可是PM的权力却普遍不高。很多公司虽然尝试走矩阵式的结构,可是却多是Weak Matrix。至于于PM就算获得了认证,具备充分的管理技能,往往也没有主导整个专案走向的能力(与权力)。

也因此,除了考试或是学习硬技能以外,我们通常也会建议我们客户的PM们该试着多学一些「软性技能」。

可是学软性技能,该学那些呢?

我们觉得该学的软性技能大概有这几项:

谈判能力
需求管理的能力
优先顺序制定的能力
简报能力
让别人喜欢你的影响力
关于谈判能力

PM无论对对对外,常有很多谈判的机会。可能是跟客户谈,跟其他部门的主管谈,跟内部的工程师谈,跟承包商外包商谈,或是跟工厂谈谈谈判并不是理直气壮就可以有时候就算理亏,透过合宜的出牌方式,透过合宜的价值交换,你还是能让自己或是自己的团队获益,或是最少让自己不吃亏所以谈判能力好的人,有时候就算处于劣势,也有机会化险为夷!

 

关于需求管理的能力

大家都知道,专案的需求界定是否清楚将决定专案的成败。好的PM会平衡需求,并巧妙的控制利害关系人。知道何时该跟利害关系人访谈,收集资料,甚至画押确认。尤其重要的在会议上客户代表眉头一皱,表示可能对目前产出不满意。会后可能就得赶快去打听,搞清楚对方在想什么,有没有可能变成日后的风险。

甚至当客户提出变更的需求时,好的PM会评估,会跟客户讨论,甚至必要时得拒绝,或是讨论加钱,或是做为新的合约内容。可以失败的PM会以为百般讨好利害关系人才对,而拼命答应。另一种失败的PM则是担心变更而对所有变更都拼命抗拒。虽然看似保护了专案,可有可能造成观感不好,最终还是影响到专案成败。控制与周旋,这确实也是一个重要的软性技能。

 

关于优先顺序制定的能力

专案的主要工作,通常会是透过排程来决定施作顺序以及派工方式。可能还有一些管理工作,是必须要执行,可能很可能不会出现在计划上面的。人来要求进度资料,临时特定状况发生必须处理,风险排除的行动,有成员生病了不能上班,有人跟女朋友分手了情绪低落,甚至一些临时主管招集的会议。

这些事情有可能同时发生,也可能同时都需要PM来处理。可以时间毕竟有限,所以好的PM就得能力抓大放小,优先处理重要的事情。所以,一个优秀的PM,必定有个方式是每天来分辨自己手上有那些代办事项,每项的优先顺序又如何。这样才有办法在复杂的环境中优雅的逐项厘清,并让工作顺利往前推动。

 

简报能力

专案免不了需要跟利害害关系人报告进展,解释议题及处理方式,甚至说明产出物并寻求他们的认可。换言之,除了把事情规划好,让事情正确发生,并把目标逐项做出来,好的PM必须有能力把专案过程如同讲故事一样解释给别人听。尤其产出物验证的阶段,利害关系人通常都会希望自己得到比原来议定更多的内容。所以PM必须要能证明这产出物有符合利害关系人的需求,并能化解可能的追加渴望。

另一个需要简报能力的时间,则是专案过程的进度会议。老板也好,利害关系人也好,有时候都会因为资讯不透明而担心,甚至因此伸手到专案中做某些调整。 ,必须要能力这些状况以别人能理解的方式说明。利害关系人若能简单的了解专案状况,不对专案过程担心,那PM就能获得更大的自由,团队也就能专案在目标的开发上了!

 

让别人喜欢你的影响力

另一个想当管理者该试着学习的软技能,就是影响别人的魅力。周围一定有这样的例子:有人很聪明,技术能力很强,很可能是整个部门最强的人。的领导者,却很可能没人愿意与他共事。可是另一个能力没这么强的人,却大家都喜欢他,愿意跟他一起工作甚至加班。而这样的特质,在小团队工作时分别不明显。可是若专案规模很大时,你有一个别人都想亲近你的魅力,对于最后目标的成败就会有很大的影响。

虽然有人以为影响力是一种天生的才能,可是实际上透过训练,还是可以改变别人看待我们的眼光以及态度。所以试着提升自己这部分的能力,在长期的职涯发展上,绝对是利多于弊的!

 

小结

若想成为一个好的PM甚至高阶主管,除了自己的技术能力,专案管理的知识,排程的技能,还有各类专案管理软体的技巧外,也必须同时提升自己的软性技能。

可以,也请大家别因此得出“会耍嘴皮是很重要的”结论。从我的观点而言,软性技能并非只是耍嘴皮子,而是一种把举证以及数据用一种更柔软的方式呈现出来的方法。

所以PM还是应该要有一份好的计划规划,以及累积历史资料,然后把这些东西用别人可以理解而不会被冒犯的方式呈现出来,那你就很可能无往不利了。就算是谈判技能,也不是逞凶斗狠或是辩论,背后还是需要妥善的准备以及能有策略地提出相关资料。

这也是为什么软性技能我留到现在才讲,毕竟软技能是锦上添花的东西。若只是会耍嘴皮子而没有实质底子,就算别人第一印象很喜欢自己,时间拉长后最后终究也是不成的。

有兴趣的读者,建议可以看一下我部落格的这篇文章:优秀经理人做的十件事情

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