五大原因告诉你,为什么项目延误时加人反倒更糟!

如果你问我,人生最重要的资源是什么,我会说:「时间」;如果你问我企业最重要的资源是什么,我还是会说时间因为时间是完全不可逆的(除非真的发明电影「回到未来」里的时光机),世界上大多数资源的缺乏我们都可以用金钱来弥补,但对于时间,就算全地球所有的黄金钻石加起来,也买不回一毫秒!「项目管理」之所以会被特别独立出来变成一门学问,当中蕴含「时间控管」的技巧是主要原因之一。

其实「时间管理」这句话有语病,因为人类根本毫无能力去控管时间,我们下午能做的,只是安排工作的顺序,投入适当的资源,「时间」不可能配合我们,只有我们去「配合时间」。很显然,这件事情在多数的项目中,我们做得并不是很好,否则机场捷运在几年前就该通车,台湾也早就成为亚洲矽谷了!

最近一例一休新法上路,谈到了加班费的议题!其实很多产业都一样,面对项目延误最常使出的一招便是投入更多人力赶工,期望救回延误的工期,今天这篇文章的唯一目的,就是给某些人浇浇冷水,让他们清醒一下因为绝大多数的状况,增加人力并「不会」缩短工期主要的原因有五项。:

原因一:知识型工作不容易分割

增加人手来缩短工期不是没有用,但仅限于「可分割」性质的工作。什么是「可分割」?就是类似铺磁砖,刷油漆,组装手机这类,可以把工作拆分给多个小组,各组可以平行作业,互不干扰的工作。这类工作确实,增加一倍的人手(同时提供必须的工具设备)往往时间可以减半没错。但是办公室里的脑力工作,好比准备一份简报,撰写一支程式,拟定一份企划案等,增加人手或许可以些微缩短时间,但绝不可能等比例缩短工期。一个人准备企划案要5天,找10个人一起来做你觉得能半天搞定吗?

原因二:重新切分工作其实不简单

一个两人小组负责的工作延误了,老板增加一个人手期望缩短工期。原本两人份的工作就得重新切分给三个人,这样的切分要比想像中困难。例如原本两个人一同设计网页,一个负责程式,一个负责美术,进行到一半增加一位帮手,就算他是全能的,也很难让他彻底发挥产值,最后的结果,往往是让第三个人做些琐碎的,辅助性质的琐事,对于缩短工期往往帮助有限。

原因三:加人会产生额外的隐形工作

承接上述的例子,当两人份的工作增加一人时,看似人手增加,但其实加人本身就是一种扰动,工作量反倒因此增加。(以下原工作者简称「旧人」,新加入者简称「新人」)「旧人要重新划分工作」,「旧人解释工作给新人听」,「新人需要重新学习」,「新人犯错需修正」这些都是新增的「隐形工作」,在老板眼中工作没有增多,但其实团队变得更累,我常看到的状况是:工期不但没有缩短,反倒因为隐形工作的负担更加延误!

原因四:新人力发挥产值需要时间

再聪明优秀的新人加入项目,一定需要时间熟悉工作(学习曲线的概念)。项目加派人手往往代表着时程非常紧迫,这时候等到新人熟悉,能够完全发挥产值的时候,工作也差不多该结束了!项目管理的经典名著“人月神话”中提到的布鲁克斯定律:在一个时程已经落后的软体项目中增加人手,只会让它更加落后确实是真知灼见,不只软体项目,多数知识型的工作都有一样的问题!

原因五:原有人力的产值严重下降

原本两人份的工作增加一人,迫使旧人放下手边工作,抽身去教导新人。于是新人还来不及产生贡献,老人的产值就已经大幅下降。况且新人接手后,多少仍会遇到问题,又不免去骚扰旧人,中断其工作。我们常看到的真实状况是,加了人手,工作还是延误,而且不管旧人新人心情士气都大受影响。

那么怎么办呢?我认为最好的方法,就是在项目一开始,就做合作的预估,给足需要的人力,尤其针对要径工作(Critical Path),绝对不要心存侥幸,期待项目延误之后再来补足人力。刚刚已经聊过,这些补救措施不但没效,反倒会更加耽误时程。面对项目延误,逃避不但可耻,而且没用!

另外有一种状况要特别提出,有些项目会延误,不是因为人手不足,而是因为遇到了难解的问题。这时候,增加一般的人手支援还是没用,但如果能召唤到大神级人物,才能真正解开瓶颈,让项目顺利推行。真的,该花的钱还是要花的,就像手游卡关太久,最终还是得「课金」一样的道理!

如果你的项目已经延误了怎么办呢?这个问题很难三言两语回答。我的建议是,你可能要分析一下「增加人手」后的利弊得失。如果你距离的项目死线还有很长的时间(半年或更久),而且你在项目的非常早期(例如项目总工期的前10-15%)就发现可能的延误,那这时候及早添加人手或许是有帮助的。你可能需要赶紧重新划分工作,安排优质的人力进驻,而且这次请务必记得,一定要给足(甚至超过)所需的人力,否则极有可能产生二度延误。当然,把不必要的工作取消,减少项目范畴或品质要求也是一招,但必须通过利害关系人的同意。

但相对地,如果你的项目距离最后期限不远,这时候根据布鲁克斯定律,最理性的做法应该是「什么都不做」,让原有的人力继续把工作完成。但如果你在情感上难以对老板或客户交代,就派几个人加入项目,然后告诫他们「什么都不要做,尤其不要打扰原来的成员」,顶多帮忙备好宵夜点心,提振一下士气,这比插手工作要更有帮助!

我是认真的!