为您揭幕齐新的明讲“常识”

 

您好,我是明道知识中心的产品经理方奕炜。

2011年明道企业协作平台设计之初,知识经管就被固化为其根蒂根基模块。如今,经由大量的版本迭代,整个产品逐步趋于成熟,知识模块也即将迎来自诞死起最重要的一次改变——全新的明道“知识”将支持团队文档存储和协作特性。我们坚信其能为您的工作和团队协作提供助力。2016年1月15日,全新明道“知识”应用将正式上线。

文档独立化

过往,明道的文档是跟着动态或任务走的。其优点在于,文档在工作中的具体感化和相关讨论由动态或任务交代,高低文足够清晰。其缺点也很显明,你无法落实对单个文档的精细化清算。现在,您可以间接上传文件到知识中心,再通过链接在明道内、外部引用,动态、任务,甚至微博、微信皆可。

如许,“文档”没必要再依附于动态或任务,而是真正作为最小知识颗粒被收藏、清算、引用。“这两个附件我想分别放到不同的目录下”、“已经上传过的文件,想发在别处却还要再传一次”,这一类痛点,您可以对其说再见了。

同时,您依旧可以在动态中上传本地文件。考虑到老用户的使用习惯,我们保留了经典的文档沉淀功能,支持将附件一键存入知识中心。

 

强调个人使用价值,支持将文档结构化清算

有了独立的文档,我们就能精细化地执行文档经管、结构化地清算知识了。在这方面,新的明道知识也提供了新的方案。

过往,知识清算几乎都是企业行动。经管员通过明道推出的扩展应用——“知识门户”来经管企业内部知识,通过它,经管员可以做到特别很是详尽的权限控制,相对地复杂度也就比较高,易用性不足。由于所有人看到的都是“知识门户”这同一本“电子书”,是以,要想使其真正发挥感化,结构必须高度合理、才能被高效检索和维护;内容必须极其精辟,才能保证其信息价值不被过多内容稀释;文档必须不断更新,才能保持时效性。而以上这些都意味着高维护成本。

而新明道知识的不同之处在于,从”个人使用“出发。“知识”将首先是“个人的”,用户可按照自己喜欢的方式个性化地清算、精辟知识。作为办公的辅助工具而非成果存在的知识中心,对结构和内容的要求不会过高,对中间文档、草稿、且自文件有了更多容忍。而这其实对加深内容创作者的使用深度是特别很是有利的,可以更快地帮忙用户形成自己的知识结构,反过来也更好地支持企业知识库。

 

确立共享存储空间

到这里为止,除往提供文档在明道表里部流转中的高价值,新“知识”还只是趋同于个人网盘。要使明道用户能够间接在文档经管层面进行协作,需要更强的协作方式。是以,明道知识提供了“共享文件夹”特性。通过确立共享文件夹,团队可以创建自己的共享空间,将文件存储于此就等于共享给全员,共享文件夹成员可随时取用文件。和个人相同,作为工具而非成果方能更深更好地切入实际的工作场景,在知识经管上对您提供更多的帮忙。甚至对于创作型团队来说,新的明道知识本身就可以是核心存储和协作工具,辅以明道其他根蒂根基模块达成杰出的协作。

固然,操作权限也已经由了精心的设计,简净不等于简陋。用户依旧可以随时控制文件下载、编辑权限,以及链接的浏览权限,文件删除或移到本共享文件夹之外等毁灭性的操作,只要经管员方可进行。我们已为您在“我的文件”目录下预置了权限文档,或者您可以在这里查看《明道·知识中心 – 权限说明》。

 

在保证了安全性的环境下,秉持着明道一贯坚持的开放沟通原则,知识中心在权限设计上尽可能多地允许用户共同参与到知识经管中来,成员可以共同编织文件夹结构,保持整个共享空间的结构始终是最符合实际工作场景的,保证知识结构的高可用性。

以“共享文件夹”为起点,文档层面的协作会被逐步引入明道。文档作为日常工作中的内容、产出和成果,其协作特别很是容易产死边际收益,无论是降低沟通成本、提高沟通效力照旧更进一步产死高价值内容。它很可能成为释放您的团队开放沟通潜力和价值的突破点。

习惯文件系统的用户不妨试试右键、Ctrl、Shift、拖拽和框选等操作,进展这些细小的设计细节能方便您的使用。

总结

感谢您拨冗阅读至此,现在您对全新明道知识已经有了一个相对完整的印象了。更多的设计细节,还有待您在实际使用中再往发现。我们期待您在使用后能给我们提出名贵的意见。您可以通过微信公众号“明道软件”联系我们,或致电400-021-6464。

最后,我诚挚地邀请您使用全新的明道“知识”来经管个人和团队知识,也推荐您和您的团队在工作中尝试更多文档层面的共享、协作。再次感谢您的阅读,祝您使用愉快!

这篇文章能够帮助你分步骤,组织全员将明道用到极致。这无关你为明道支付的微乎其微的成本,而是有关于一个难得的机遇,帮助您塑造一个开放沟通,扁平高效,具备持久创新和自发性工作的组织。

你可以把以下三步理解成三个段位,每一段位都向前迈进一步,从表层的工作管理方法到深层次的管理法则和思想,每一步都可能需要挑战你的神经,触动你可能已经习以为常的管理思维。

第一步:抛弃旧工具,建立新习惯
在使用明道之前,团队成员依赖多样化的通信工具或者面对面的会议来完成协作,每家企业的旧习惯都有所不同。新工具上手之后必然有一个团队同步化和熟练化的过程,也就是养成一套新习惯。团队可以从以下几个简单的办法入手:

1. 用动态更新进行工作日报与跟进。
不管您的团队之前用何种方式来进行工作汇报,在使用明道后都建议统一用动态更新来做工作汇报,而且频度建议为每天。只有不断重复的练习才能有助于新习惯的建立。
不必追求正式的形式,用文本化的动态,结合必要的文档图片附件,足以用来表达每天的工作。员工通常能够在五分钟之内完成当天工作的汇报,小结成果,提出问题,请求协助。而汇报者的上司、同事均可直接回复评点,或者跟进执行。
来看个例子:
用动态更新做工作汇报有这么几个明显好处:

(1) 花更少的时间,甚至可以在路上用手机完成,文字更简约,回复更快捷,体验更人性。回复的时候可以用简单的@立即知会更多人。
(2) 避免了确定收件人,抄送清单,回复还是回复全部的差错和犹豫。
(3) 工作动态共享给所有相关人(比如一个群组),而不限于固定的收件人。
(4) 集中存储,永久可查,信息不会散落在个人的邮箱中。日积月累,这是一笔宝贵的知识资产。

2. 每个人都用任务中心管理待办任务。

过去,每个人的任务管理完全依靠个人的勤勉与否,但大多数人都很难做到真正意义上的GTD(一种个人时间管理实践),这造成在组织内,总有大量的任务遗忘和拖沓,拖累了企业的执行力。

建立好明道习惯的第二个办法:每个人都用明道的任务中心管理自己的待办。无论是自发的,还是被安排的。对于多人参与的任务,明道任务中心通过任务成员关系可以实现任务管理的社会化。个别的遗忘不会造成组织任务的错漏,因为每个任务不仅有单一的负责人,还可能有多位参与者可以关注进度、参与执行和提供反馈。
如果大多数成员都养成了任务中心的使用习惯,明道的使用刚性就得到支撑,团队的执行力也就有了一个基线水平。更重要的是,你会发现成员从很多过程性的沟通任务中解脱出来,整个团队表现出更强的战斗能力。如果你是一家客户导向型的企业,按时交付率和客户满意度必将随之提升;如果你是一家产品型企业,竞争对手将被你越甩越远。

以上是我托付给其他同事,未完成的任务列表。相当于我的督办清单了,每个任务前面的头像就是任务的唯一负责人,所以你知道为什么任务不太会被遗忘了。

3. 建设一个专项知识库

建议哪个专项知识库?这并不重要。但确定的是,几乎每个组织都有这样的知识积累断层,这些内容非常重要,价值非常巨大,但经营了很多年,却始终没有有效积累下来,比如对于广告公司而言,所有“被客户买单的提案”;对于律师事务所来说,所有“经手案件的卷宗”;对于制造业来说,所有”客户维修难题的解决方案“。

明道的知识管理设计非常弹性,可以用最简单的”分类标签“,也可使用专门的”知识门户“应用,但无论用何种方法,都可以用一个”专项“开始启动。团队可以全员参与,也可指派专门负责的同事负责分享和归集属于这个专项范围的知识片段。用不了多少时间,团队就能够共享一个高价值的知识库。

 

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