扩大你的项目视野

我在项目管理杂志之前写了八篇文章,谈的都是PM的“成长途径”。在那些文章中,我有建议大家除了PMBOK中的知识外,也是该学习一些其他的知识,包含以软件排程分析,规划控制,以及举证的能力,此外历史资料的累积,还有软性技能的培养也很重要。

可以说到底,如果你想成为一个够强的PM,还有一件事情是应该要试图累积的→也就是要尽量让自己有机会参与一些大型的项目,或者是一些不同类型的项目。因为资历缘故没办法当PM,但最少也可以从Project Assistant或是类似的角色开始尝试。甚至若你还年轻,并且打定主意想把项目管理当成一个重要的职涯发展途径,那其实最好趁早参与这个案子。毕竟若年轻的话,其实不难找到大项目中的助理角色。可是若有一些年纪,这个时候想屈就,别人可能都还不愿意呢。

但为何我会这么建议?

因为不管学了多少东西,都比不上自己真的做过一遍。而做过一遍也不只是一直做某些规格类似的案子,而是要参加一些规格很高,参与者众,尤其是国际项目因为唯有在这些案子中,你才会看到PMBOK内的知识被【实际展现在你眼前】,而也有唯一做过一遍,才有办法把这些知识,真正内化成为你的能力。

我一直觉得自己很幸运的地方,就在当年考PMP之前,就有机会参与过大型的项目。当年高铁动工时,可说是台湾规模最大,复杂度最高,涉及单位最广的一个项目。因为是台湾第一个大型BOT,光业主自己准备的文件就非常丰富,合约内容巨细靡遗,也对承包商的要求极为严苛。其中主要的土建承包商,根据高铁规定,还必须要有国外高铁经验的海外大型的工程公司。

我自己在那时候虽然还不具备太多项目知识,可是刚好进入其中负责台中到彰化段的主承承商工作。这个承包商因为是外商,我又很早就加入,所以在台湾办公室成立的初期,我就有机会参与到很多细节。

高铁合约当时是工程合约的英国团队撰写的,所以合约堆起来即将近半个人的身高。光读完这些合约就够让一个人提升极多的项目知识。运气更好的在于,我负责设计资料的厘清以及送审,所以当时花很多时间在接触时程,考量合约需求,还有进行业主沟通等的相关工作。要做好相关工作,我就得好的文件管理,图面的版本管理,得了解合约条文,必要时还得发文给业主还有设计单位,而所在的公司因为母公司在德国非常大,本身也有严谨的项目控制机制,甚至还会有定期的质量保证的稽核。所以在那边三年,我体验了很多PMBOK的流程(虽然当时我根本不知道PMBOK这东西)。

我离开那边后,又加入了当时提供高铁以及101大楼项目做项目控制的PMIS代理商。进入那边时,我也没没接触过PMBOK,可可因为要在项目管理系统做完完整的项目规划,所以我从软件应用上用到了很多。比较说WBS是什么,如何建立WBS,理解WBS与活动的差异,学会了CPM的排程技巧,理解了资源,范畴,作业,成本等资料的交互关系。更因为软件可以进行实获值分析,我还必须要了解软件背后的计算原则,所以花了很多心力去学习实获值在不同状态的应用,计算方式,以及变化类型。

当时公司代理的软件非常专业,甚至还有一套是专门跑蒙地卡罗风险分析的工具。虽然那时候对于风险的议题涉猎较浅,但也稍微看过别人操作与执行。

而我这些经验都养成后,才知道世界上有本书叫做PMBOK以及有个认证考试叫做PMP。那时候才开始好奇,去了解考试资格,并开始去上补习班。而上了补习班,才发现自己过往的项目经历,以及透过PMIS应用所得到的经验是很稀有的。

因为当老师在讲项目规划从范畴拆解到作业建立,到逻辑连结,到资源规划,到天期预估等一系列PMBOK中子流程的顺序时,我发现这不就是平常在做的事情吗?这些流程顺序有什么好背的?可以看到其他同学却只是硬背下来。学到CPM的几种逻辑关系,要径,浮时,S曲线,资源直方图等知识时,我也觉得亲切异常,可以同一个读书会的朋友,发现很多人居然也从来没看过。等到教到后面风险定量分析时,我因为看过蒙地卡罗分析法,也理解这方法的价值,所以吸收起来也不困难等等上质量保证时,我也因为在工作中真的跟大项目的QA部门打过交道,完全了解其中在讲什么甚至最后讲到项目采购时,其中不同的合约类型,RFI,合约变更控制等等议题都是我在实际项目中有接触过的。

所以那个PMP的考试,对我个人的助益其实非常的大。因为一方面在准备过程中,我可以把知识跟我过去知其然不知其所以的工作经历全部串接起来。另一方面,少数我没有真的在工作中碰到,或是原本工作只有微微接触的知识,则在准备过程中获得了补强。而更好的是,我理解整个管理的框架,让我更清楚整个项目管理的架构,管理重点,以及注意事项。

后来我则因为协助客户导入系统之余,有机会深入了解不同类型的项目状况。接触的项目类型越多,越会发现PMBOK其实涵盖得非常完整只是有些知识对某个产业很重要,但在另一个产业就还好。所以若只能待在一种产业甚至一间公司时,很容易就会搞不懂PMBOK中很多流程的真正目的。

但我因为有过不同的项目经历,才能理解不同产业,不同类型的项目,在管理重点,规划考量,做事方式,人员管理,品管,风险,合约,文件和变更控制在意的点。在有机会自己带整个PMO的营运规划时,这些经验对我帮助很大,此外对于后来扮演项目顾问协助不同产业的客户,这些经历更重要的基础。甚至我得说,就算现在,我也还是能不断在工作中印证PMBOK的内容。

 

为何讲这一段?

因为我自己后来雇用PM,发现很多人明明已经是PMP了,但对PMBOK内容一知半解,甚至从没打算真的要摸透,不然就是另一个状况,很多人确实有着十数年的项目经验,可因为都在同一公司,同一产业,所以对于PMBOK中有超过一半的流程,完全不知道做那些事情的真正目的。要他讲,讲得出来,可是对于如何应用却毫无概念。

这也是我为何会建议,如果读者有心想在项目管理这个领域好好地做下去。那其实除了考试与学知识以外,更应该多多扩大自己的项目视野可以的话,优先争取去参加一些跨国的巨型项目(Mega Project)。巨型项目通常管理规格很高,你会有机会看到很多有意思的实务知识。如果一下子没机会参与跨国项目,最少也试着让自己参与一些不同过往经验的案子。说你是做软件的,看有没有机会参与软硬体都有的案子。比较说你都是做内部研发案,看有没有机会参与是面对外部客户的案子。这最少是大部分人都有机会横向拓展视野的方法。

而很多知识,唯有透过这方法,才能真正领会并内化。虽然看似辛苦,但最终也必须能为自己带来回报!

当然,如果读者只是打算当个小PM,确实不用这么辛苦。可能是很多人想当大PM,甚至常常有读者来问我怎么样才能成为顾问如果你也有这样的企图心,那我真心鼓励你应该要多参与不同的项目,并以此回头对应PMBOK(甚至PMBOK以外)的知识。如此你会进步很快,也会成为一个全面的项目管理人才!