如何不迟到?其实守时者想的都不是准时

在思考「如何不迟到?」这个问题时,我先利用之前在「九宫格笔记术」与「表格思考法」文章中提过的九宫格技巧(我真的觉得是很有效的思考练习),开始分析「迟到」这个问题的各种面向,经过了鸟瞰般的观察,我发现切入迟到问题有几个不同角度。(我分析用的九宫格表如下文图示)

第一个角度,迟到和你「重不重视别人时间」无关。虽然有时候我们会想从道德层次规劝迟到者要「重视他人时间」,但是这样的规劝通常无效,因为对迟到者来说真正的问题是「不重视自己的时间」,所以才不善于或没思考过如何控制与规划自己的时间(或是不懂得一开始就拒绝这些会迟到的约定,因为你重视自己的时间,就会知道自己其实没时间)。

第二个角度,迟到可能是「技巧问题」。也就是如何设定一个有效提醒,以及如何保留自己到达目的地所需时间,迟到者不懂得保留时间的技巧,所以总是会有各种「因为意外」而没办法准时的理由,但仔细一想,为什么守时者很少有这些理由呢?不是守时者没有意外,而是他们懂得更有效的时间控制技巧。

第三个角度,迟到也可能是「心理问题」,也就是不想早到,不想准时,或许是天生不想照着别人的规定走,或许是不想早到看起来好像自己孤单被冷落,也可能是缺乏一个准时到的强烈动机(但一旦你只想刚刚好准时到,通常你就会迟到)。
迟到原因:
出门前还在做事?
不知道应该开始准备的时间点?
不知道如何预留足够准备时间?
例子:
约会迟到
开会迟到
搭车迟到(相对不会,为什么?)
看电影迟到
早到优点:
可以到附近逛逛
可以准备好(上个厕所,整理仪容,整理等等开会重点)
可以事先交流
迟到心理:
不会有意外,路程会顺利
对规定的无所适从
不想早到,不想落单
没有准时到的理由
渴望被关注
控制主导心态
如何不迟到
可以做什么?
设定一套出发前准备方案
预估准备需要的时间
保留意外发生的时间
爱上早到
准备早到的备案
如何解决迟到原因:
加上「开始准备」的时间提醒
如何克服迟到心理:
重点不是要不要准时
早到的备案
最好的做法:

其实最守时的人,想的都不是准时,而是想着早到
那怎么办?迟到,是可以解决的问题吗?这不是那么简单就能改变的事情,因为它牵涉到了「技巧」,「心态「与」对自己时间价值的重视」。

但我还是准备了两个方向来尝试解决迟到的问题,因为迟到问题,体现出也可能是「时间管理问题」:

练习「准备的技巧」,这不只对迟到有效,对各种无效的时间管理都有效。
养成「早到的习惯」,这也不只为了根治迟到,其实也跟矫正时间管理有关。

或许下面三种朋友可以因为接下来的步骤获得帮助:

给守时的朋友看:不再担心迟到,因为早到更不错
给开始不想迟到的朋友看:这会是具体有效的解决方法
给没有意识到自己迟到的朋友看:给自己一个转变方法与观念的机会

但如果是你的老板,主管,大人物(或是你的约会对象)喜欢习惯性迟到呢?对不起,这样的心态是想透过迟到展现某种控制欲与被关注的欲望,这时候任何方法都帮不上忙了。
步骤1。设定「准备时间」的提醒,而非「出发时间」
当你知道自己有一个行程时,你会怎么给自己一个时间提醒?最可怕的迟到者可能是「应该到达的时间」才开始出发!但有些爱迟到的人确实就是这么做的。

好一点的情况则是会先查一下交通时间,然后在「应该出发的时间」开始出发,这看起来很合理?但却依然很容易迟到,为什么?

因为当你被提醒应该开始出发时,你发现自己还没准备好东西!你手边正在做一件事情!你还需要梳洗一番!于是就算尽快准备,赶快收尾,还是比出发时间晚了,于是就容易或必然迟到。

所以最好的做法就是:从「开始做准备的时间」的时间提醒自己。

例如我要去一个外地会议,我知道我十点要到,车程是一个小时,但是我还会考虑我要收拾一下公事包的时间,考量一下我需要先上个洗手间的时间,还有我要「结束之前一个工作的所需时间」(这一点尤其关键!),所以我会在八点三十分提醒自己:「要开始准备了」,然后我开始把前一个工作收尾,准备出门,让自己一定可以在九点前出门。

其实仔细想想,不只是迟到需要这么做,而是所有的任务都应该:「从准备时间开始执行」,才不会所有事情都是被追着跑,只好赶鸭子上架你可以出门得很从容,也可以工作得很从容。
步骤2。学会计算「意外时间」
除了精算过的交通时间,准备时间外,我还会给自己多一些缓冲时间,因为不知道会有什么意外,例如忽然高速公路很塞车的话,或是错过某一班车的话,还有没有可能有准时到达的备案?

所以如果车程计算是30分钟,我可能会当成45分钟来估计如果最接近的一班车是9:30发车,但到达时间只早5分钟,那我会再去查前一班车,并且尽可能以搭上前一班车为目标,以防万一。

把「意外时间」也纳入准备时间的考量,于是前面那个十点要到的会议,车程一个小时,准备时间三十分钟,加上意外弹性时间三十分钟,我可能八点就会开始准备出发。

这会带来两种结果,但无论如何我都会准时到达:

一切顺利,没有意外,于是我提早三十分钟到达。
有些大大小小意外,或是我拖着不太想出门,但最后还是准时到达。

其实再次仔细想想,我们平常的任务管理,时间管理不也该是这样就像我之前所说的,拖延不是什么大问题,而且拖延的个性很难改变,但最大问题其实是:「我们误以为自己不会拖延」所以忘了帮自己留下「拖延的时间」(参考:人生就是不断的拖延,我如何用拖延对付拖延)!
步骤3。了解「早到的优点」
但是太早到怎么办?或许有些迟到者不是没有考虑上述的准备与意外时间,而是他们「不喜欢早到」,所以总是想准时,但也因此容易迟到。

而那些几乎每次都守时的人,其实心里大多想的都不是准时,而是:「如果我可以早到比较好」。

早到有时虽然孤单,但其实有不少优点:

「可以到附近逛逛」:如果是到新地方开会,我喜欢早到,不一定要直接前往目的地,而是在目的地附近先逛逛,增长一些认识,了解环境,说不定还对等等会议或活动有帮助,而且开会地点就在旁边,我怎么逛都不会迟到。
「可以准备好」:我喜欢早到一点的另外一个理由是,我可以先到附近的咖啡馆安静一下,收拾身心,并且到盥洗室打理好自己,让自己是完全准备好的状态进入目的地。
「可以事先交流」:或者有时候我会真的早一点到达目的地,这时候或许可以先探听到一些情报,或是先了解一些等等可能的问题。

就算跟朋友约,我也习惯早到,早到不用真的一个人傻傻在那边等,我会趁机到附近去逛逛玩玩,或是准备一下,然后以最没有问题并且准时的姿态,到达彼此相约的场所。

有时候反而为了准时到,狼狈的到达现场,也不一定是好事。(留给自己一些余裕,是很重要的工作智慧:帮助我完成2014所有任务的10条高效率工作法则)
步骤4。准备早到的备案
所以调整到:「其实早到也不错」的心情后,我每一次跟人约定要去哪个地方开会,游玩,演讲,我其实都会准备一些「早到备案」。

例如这一次课程地点附近有没有好吃的咖啡馆?如果我早到,可以到那边喝杯咖啡。或是附近有没有书店?如果早到的时间不多,那就去简单翻翻新书也不错。

这样一想,说不定还会想「那还是早到一点好了」。

我自认我应该是一个很少迟到的人,不敢说完全不迟到,但从这样的早到原则来看,可以把迟到的机率降到很低很低。

因为我相信真正守时的人,其实心里想的都不是要准时,而是「要早到」。