东京迪士尼海洋攻略里的项目管理启示

或许你读过我在2014年初撰写的“[认真版]东京迪士尼排队攻略:活用数位工具7个省时间技巧”一文,文章里我非常详细的介绍了运动数位工具在东京迪士尼陆地一天内玩到最多游乐设施的排队攻略,那篇文章也获得了非常多回响。

后来我在2015年又去了一次东京迪士尼海洋,我如法泡制了自己那篇文章里的攻略方法,除了一开始我们没有分开排队,而是一起去抽票一起再去排队游乐设施,想更轻松一点的玩,我以为一切都会照着计划顺利执行,却没想到……

就像所有的项目一样,没有问题与挫折就不像项目,没有意外也不像人生。
这一次到东京迪士尼海洋的过程充满意外,光一开始我们想要先去抽玩具总动员的票时,就因为人数超过预期而导致排了一个多小时才抽到票!于是我们便开始了解决问题和想办法让游玩重新上轨道的过程,最后也顺利在一天内玩到迪士尼海洋大约10项的游乐设施,甚至还有闲情去餐厅里吃东西,让一天的行程没有因为意外坏了心情。

这里面有一些值得跟大家分享的项目管理启示(天啊!你可能会想,Esor也太认真,旅游也想到项目管理?)

我觉得虽然是一次有趣的旅游,但其实跟项目管理很像,生活的方法可以呼应项目管理的方法,项目管理的思维同样可以让生活过得更快乐满足。

我想在电脑玩物开始跟大家分享自己的这些想法,所以我打算展开「生活骇客」这个系列主题,分享一个一个我的工作与生活上实验的高效率小方法,我期许自己可以把这个系列写上个破百篇,希望大家在电脑玩物继续支持Esor的创作!

如果你也想看我的东京攻略,可以参考:
日本东京自由行轻松攻略,Google地图搞定东京JR地铁教学
[东京 – 箱根 – 芦之湖]浪漫号到海盗船坐看美景交通攻略
如何随机应变?如何应付挫折感?来自于事先有计画
如果你想要了解的是东京迪士尼的排队攻略,以及可以使用哪些数位工具,那么你可以看这篇:“[认真版]东京迪士尼排队攻略:活用数位工具7个省时间技巧”。

那么在工具与技巧之外,后来第二次去东京迪士尼海洋又带给我什么项目管理的启示呢?

首先是我们或许听过这样的说法:「反正计画赶不上变化,干脆不要计画好了」「比起计画,懂得随机应变就好「」旅游与生活就是要自由自在,随兴去玩就好。」

但是在我的经验里,项目或旅游里最好的变化,常常是来自于事先有好好计划!

例如在前往海洋迪士尼前,我会尽可以利用有空的时间去查询里面值得一玩,值得一吃的相关地点,一开始当然不可能全部排进行程。但是这些资料我依然都会保留下来,带在身上。

于是当我们这次一开始不顺利没办法玩到想玩的设施时,我立刻从大量备案资料里找出一间原本计划里没有排进去但也很感兴趣的餐厅,不如就趁着因为意外而无法照计画去做的空档,插入这家餐厅去体验看看吧!

无论项目或旅游,这样的经验其实反覆出现,一旦遇到不如计画的事情时:

「要克服挫折感」最好的方法就是现在马上就有一个可以让自己也开心的备案。「要随机应变」就是现在有充足的备案资料可以替换。

所以如何应付计画赶不上变化的项目?不是不要计画,反而应该是要做更充分的计画,要有多种计划,也保留排不上计画的其他资料,这样就增加了自己的应变能力。

例如我就常常在自己的数位笔记里准备了超过计画行程很多倍的资料,你可以试试看利用Evernote或Onenote这样的服务来收集资料,反正收集再多他们都不会增加行李重量:
如何用Evernote规划一次完美旅游?我的20个笔记攻略
超深入剖析OneNote教学!笔记术专家必备17个功能
如何抢先决策?如何加速项目?在于掌握资讯
当项目因为意外而落后时,当一开始我们在迪士尼海洋因为最初的失算而损失了一个多小时后,要怎么赶上进度?要怎么后发而超前呢?

在这个网路时代,很关键的就是要有掌握即时且有效资讯的能力,掌握愈多资讯的人,就能更快作出决策,也就能不疾不徐的抢先别人一步。

因为我们有事先申请漫游网路,有安装我在那篇攻略里介绍的即时排队时间查询的应用程序,所以我们充分掌握了迪士尼里每一个游乐设施现在要排队多久的讯息在我们无法照计画执行下一个目标时间,我们马上查询排队时间的应用程序,掌握目前最短排队时间的游乐设施,先利用回到计画正轨道的一些零碎时间,把只要排个20 – 30分钟的游乐设施玩完。

因为我们掌握了正确且即时的资讯,所以可以在遇到意外后,尽可能减少时间的浪费,更快的转换行动让进度继续推进,最重要的是在大家挤热门设施大排长龙时,我们可以抢先完成零碎任务,最终还保留时间处理大任务。

进行项目的时候也是一样,如果能够懂得利用网路时代的各种即时资讯工具,可能是「沟通工具」,「资讯订阅工具」,并且有一套自己的「知识管理方法」,让自己「抢先别人知道」,那么自然就能早一步下决策。

有时候我们花再多时间努力追赶,再怎么优化工作速度,都还不如早别人一天知道,就能创造简单的超速。
如何充满失败也能获得满意成果?关键是把握最重要目标
当一个项目总是充满意外问题时,是不是项目就一定会成为失败项目呢?当一个项目不断有挫折时,怎么样让结果依然让人满意?

这时候的关键可能不是去修补项目遇到的问题,如果一直缝缝补补,有可能反而是陷入项目愈来愈坏的窘境(这里我很推荐大家读这一篇:?把琐事管理好项目做到死也做不好)

就像这次的迪士尼海洋,如果一开始我们没有追到想玩的设施,但硬去排队想把计划中的设施玩到,那有可能是浪费了三个小时的排队时间,虽然玩到计划中的设施,但后面的计画时间全部被打乱,有可能损失更多的游乐设施无法玩到。

那要怎么在不断有意外时,项目还有满意成果?关键是一开始有没有设定「重要目标」是什么?如果一开始因为意外而错过的设施不是我的重要目标,那大可直接放弃或先跳过,让自己不要为了执着于次要步骤,反而最后没时间完成重要目标。

而其实任何项目都是一样,要让项目获得满意成果,其实我们只要专注于「完成重要目标」即可,或是重要目标也失误时,我们还有计划中的「重要目标备案」可以完成,一旦完成重要目标,项目自然就会让人满意,那些枝节的意外都可以因为满足了重要目标而被自然修补。

所以,这次的东京迪士尼海洋攻略里,带给我什么项目管理与生活旅游的启示呢?

更多的计画与备案,才有更好的应变能力。
掌握资讯,是抢先进度的最好方法。
设定重要目标,是克服问题的最好办法。

这是我从旅游中学到的项目管理启示,跟大家分享,也请期待或建议接下来电脑玩物上的「生活骇客」系列文章。